3 tipy, ako znieť profesionálnejšie v pracovných e-mailoch

V modernej dobe môže vaša práca vyžadovať, aby ste poslali e-maily spolupracovníkom, šéfom, klientom a ďalším.

Vaše e-mailové adresy nie sú jednoduché správy; predstavuje to, kým ste ako profesionálny zamestnanec. Preto sa chcete ubezpečiť, že každý z vašich odoslaných e-mailov je dobre napísaný a ľahko čitateľný.

Ak vaša spoločnosť používa konkrétny program, napríklad Microsoft Outlook, možno by ste sa mali dozvedieť, ako sa prihlásiť formátovanie správy . Bez ohľadu na platformu, ktorú používate na odosielanie správ, existuje niekoľko základných tipov, na ktoré by ste mali pamätať skôr, ako kliknete na tlačidlo Odoslať na váš e-mail.

bočný editor mega editor

Fungovanie v profesionálnej sfére môže byť náročné pre kohokoľvek, ale možno obzvlášť pre tých, ktorí zvládajú príznaky duševných chorôb alebo iné problémy týkajúce sa duševného zdravia.

Našťastie existuje veľa nástrojov online, ktoré vám pomôžu zvládnuť tieto stresory, vyvinúť dobré mechanizmy zvládania a zdieľať svoje pocity. Kliknite tu pre viac informácií a článkov, ktoré v prípade potreby môžu poskytnúť ďalší prehľad a prístup k liečbe.

Korektúry vašich pracovných e-mailov

Najdôležitejším a najcennejším nástrojom, ktorý máte k dispozícii, sú jazykové korektúry. Skôr ako sa zamyslíte nad odoslaním e-mailu, zvážte dôležitú otázku: má váš e-mail gramatický a logický zmysel?

Skontrolujte gramatické chyby pomocou vopred pripravenej kontroly pravopisu e-mailu, ak je k dispozícii. Ak pochybujete o svojej kontrole pravopisu, nebojte sa využiť externé zdroje (napríklad online slovník).

Medzi ďalšie gramatické chyby, na ktoré si treba dávať pozor, patria:

• Nesprávne použitie veľkých písmen
• Nesprávne použitie interpunkcie (čiarky, bodkočiarky atď.)
• Nevhodný štýl a tón písania pre profesionálne prostredie
• Nesprávne použitie vlastných podstatných mien - to je obzvlášť dôležité pri oslovovaní iných ľudí; niekoľko vecí je trápnejších ako pravopisná chyba niekoho (alebo niečoho) dôležitého!

Keď bude váš e-mail pripravený, prečítajte si ho nahlas, aby ste zistili, či má zmysel. Niekedy sa dá zistiť, či je veta vypnutá, podľa toho, ako znie.

Odtiaľ môžete vykonávať akékoľvek opravy, aby ste sa ubezpečili, že celkový tok e-mailov je konzistentný.

Nakoniec a ak máte čas, uložte e-mail ako koncept a choďte od neho ďalej. Môžete tiež požiadať všetkých svojich priamych priateľov alebo príbuzných, aby si prečítali váš e-mail a zistili, či nezaznamenali nejaké chyby.

Dobrým pravidlom je kliknúť na tlačidlo odoslať iba vtedy, keď máte istotu, že ste korektúry a všetko, čo ste vo svojej správe našli, prehodnotili podľa svojich najlepších schopností.

rozlíšenie možností spustenia tf2

Buďte v pracovnom e-maile struční

Každý vo vašej spoločnosti musí dodržiavať svoje povinnosti, takže je užitočné rešpektovať jeho čas vytváraním stručných e-mailov. Vďaka tomu, že sú krátke, milé a vecné, môžete okamžite dostať jasnú odpoveď a pokračovať vo svojom dni.

Najskôr sa uistite, že vaše správy obsahujú krátke a ľahko pochopiteľné odseky. V skutočnosti každý odsek nemusí byť dlhší ako dve vety.

Predpokladajme, že váš e-mail vyžaduje, aby ste napísali viac odsekov. V takom prípade môžete zvážiť naplánovanie osobného stretnutia s kýmkoľvek, komu posielate e-maily, aby ste minimalizovali zmätok a nesprávnu komunikáciu.

Zaistite, aby každý váš odsek obsahoval iba relevantné informácie. Akokoľvek lákavé je začleniť malé detaily, ktoré príjemcovi môžu pomôcť pochopiť vašu správu, ale ak tieto dodatky nevyberiete, môžete vytvoriť krátky a priamy e-mail.

Tieto typy správ sú pre čitateľa často oveľa ľahšie pochopiteľné a vaša prijímajúca strana pravdepodobne v prípade potreby požiada o objasnenie otázok.

parná skrytie hernej činnosti pred priateľmi

Ďalším užitočným spôsobom použitia stručného jazyka je opatrnosť pred slovesami. Napríklad niečo ako chcem poslať hlásenie sa môže skrátiť na Posielam hlásenie.

V tomto scenári by ste eliminovali sloveso a, aby ste ich nahradili aktívnym slovesom, ktoré vylučuje slovnosť.

Píšte úctyhodným tónom

Predovšetkým odovzdajte svoju správu s úctou.

Agresia v e-maile sa môže javiť ako priemerná, pretože príjemca s vami priamo nehovorí. Tomuto náhodnému tónu sa môžete vyhnúť, aj keď prinášate zlé správy, vyvážením negativity s pozitivitou.

Napríklad, ak chcete kritizovať výkon zamestnanca, môžete začať vetu tým, že poviete niečo pozitívne, a skončíte ju kritikou.

Navyše, nepoužívajte ale . Neguje prvú polovicu vety, takže aj keď začnete niečím pozitívnym, použitie, ale môže niekoho prinútiť, aby si myslel, že ste neúctivý. Takže nahradiť, ale s a tak, aby obidve tvrdenia zostali pravdivé.

antivírusové prostriedky avast hog

Môžete tiež uvažovať o pridaní krátkeho podpisu na koniec správy. Tieto podpisy môžu pomôcť sprostredkovať dôležité kontaktné a osobné informácie príjemcovi.

Ak chcete, prejdite do nastavení e-mailu a nastavte podpis, ktorý bude obsahovať vaše meno, telefónne číslo kontaktu a ďalšie weby, s ktorými ste prepojení.

Ak má vaša spoločnosť logo, môžete zvážiť začlenenie vizuálu do svojho podpisu. Výsledkom je e-mail, ktorý znie a vyzerá profesionálne a zachováva úctivý tón.

Záver

Jedným z hlavných spôsobov nezabúdania je robiť krátke, stručné a bezchybné správy, ako najlepšie viete, aj v neformálnejších e-mailoch. Týmto ukážete svojmu šéfovi, že si ich vážite, a hovoríte si, že ste skutočne profesionál, ako by ste chceli, aby vás ostatní videli.